Quelle que soit l'occasion, organiser un évènement à destination des collaborateurs d'une entreprise est une mission complexe. Cet article délivre les clés pour réaliser un évènement inoubliable.
Les enjeux d'un évènement d'entreprise
Organiser un évènement d'entreprise est une mission qui nécessite au préalable de comprendre quels seront les enjeux de l'évènement. Du séminaire au team building, en passant par les journées d'études et soirées d'entreprises, tous ces évènements permettent de réunir les collaborateurs. L'objectif général de tout évènement d'entreprise est de contribuer au bien-être des employés et à la création d'un véritable sentiment d'unité.
Lors d'un évènement d'entreprise, plusieurs activités sont généralement mises en place. Elles ont pour objectif de :
- Générer des rencontres et des temps de partage ;
- Renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion ;
- Améliorer la communication ;
- Stimuler la créativité et l'inspiration ;
- Fédérer et fidéliser les employés.
Pour organiser un évènement qui soit à la hauteur des attentes des collaborateurs afin d'obtenir des résultats positifs, il faut prendre en compte plusieurs aspects essentiels comme la localisation et les activités. Afin d'avoir une unité dans le déroulé de l'évènement, une thématique peut être définie au préalable.
La conception de l'évènement
Pour qu'un évènement soit réussi, plusieurs éléments sont indispensables. Ils nécessitent une conception bien en amont du jour de l'évènement, afin de veiller à ce que tout soit idéal pour permettre aux collaborateurs de vivre sereinement ce moment.
Faire appel à une agence spécialisée dans l'évènementiel d'entreprise est un bon moyen pour assurer le bon déroulé de l'évènement, de sa conception jusqu'au jour J. En effet, l'agence va accompagner l'entreprise dans ses choix et la guider, grâce à son expertise. L'entreprise prend en compte et en charge tous les aspects logistiques. Elle se charge également d'anticiper tous les scénarios possibles et s'assure que l'évènement se déroule sans accro, pour que l'expérience des collaborateurs soit fluide.
Choisir une thématique
Le choix d'une thématique générale permet d'apporter à l'organisation de l'évènement de la cohérence. La thématique est un fil rouge, qui peut également porter les valeurs mises en avant par l'entreprise. Elle annonce aussi la couleur aux collaborateurs qui vont participer à l'évènement, sauf si l'entreprise désire garder celui-ci secret pour générer la surprise.
Avant de définir un thème, il faut prendre en compte plusieurs points :
- Le nombre de participant, car un évènement regroupant des centaines de personnes pourra difficilement être intimiste ;
- Les objectifs de l'évènement ;
- Les valeurs de l'entreprise ou ce qu'elle tend à devenir ;
- Les goûts, avis et besoins des collaborateurs.
Ces dernières informations peuvent s'obtenir de différentes manières : via un sondage, en retour d'un évènement précédent ou bien des envies entendues au sein des bureaux.
Choisir le bon lieu pour accueillir son évènement
Le choix du lieu de réception est essentiel, car le cadre contribue énormément à la réussite d'un évènement. Si le thème de l'évènement est défini en amont, il faut que le lieu reflète ce thème par son architecture, son caractère ou bien sa localisation. Ainsi, il faut donc choisir un lieu qui fait sens. Par exemple, pour un évènement axé sur le ressourcement et la nature, il sera essentiel de choisir un lieu entouré de verdure. Pour un évènement inspirant, un lieu patrimonial ou culturel est idéal.
Il n'est pas pour autant nécessaire qu'il soit exilé loin de la ville, puisqu'il existe de charmants écrins de verdure cachés en plein centre-ville. En effet, pour trouver le lieu idéal, il faut également prendre en compte sa localisation, et par extension son accessibilité. Par exemple, si l'évènement se déroule après une journée de travail, il est primordial que le lieu de réception soit à proximité des bureaux ou habitations des employés. Le plus important est que les collaborateurs ne rencontrent pas de difficultés pour se rendre sur le lieu de l'évènement, au risque sinon de nuire à l'expérience.
S'il s'agit d'un séminaire résidentiel se déroulant loin de la ville d'origine de l'entreprise, il est également important de prendre en compte l'accessibilité du site ainsi que les moyens de transport pour s'y rendre. De ce fait, les frais de déplacement probables sont des coûts supplémentaires qui doivent être pris en compte dans le budget alloué à l'évènement.
Il faut également réfléchir à la météo, en fonction de la saison durant laquelle se déroule l'évènement. Et même si l'évènement prend place en plein été, la pluie reste une menace probable et qui doit être anticipée. C'est une contrainte supplémentaire pour trouver le lieu idéal.
Prêter attention aux espaces
Pour trouver le lieu idéal, il faut également prendre en compte les contraintes liées au nombre de participants ainsi qu'aux divers moments de la journée. Si l'évènement comprend une réunion en plénière, il faut anticiper et prévoir un lieu disposant d'un espace où celle-ci peut se dérouler ainsi qu'un espace pour les temps récréatifs.
Selon les évènements et les besoins de l'entreprise, il peut être envisageable de réserver plusieurs lieux, un pour la réunion et un autre pour le reste de l'évènement. Mais attention, cela demande une organisation très importante.
Sélectionner des activités adaptées
Lors d'un évènement d'entreprise, il est essentiel de prévoir plusieurs temps d'animations afin de rassembler les équipes. Ces activités sont faites pour créer de la cohésion entre les collaborateurs et les amuser, pour ponctuer la journée de temps récréatifs. La sélection des activités mises en place dépend des objectifs, du thème, du lieu, du budget ainsi que de l'identité des collaborateurs. Tandis que certaines équipes sont très dynamiques et aiment relever des challenges même en dehors du bureau, d'autres préfèrent opter pour la détente collective.
Il existe une multitude d'activités pour permettre à chaque entreprise de créer l'évènement qui lui ressemble, correspondant à tous les critères évoqués précédemment. Voici un échantillon d'activités qui peuvent être réalisées lors d'un évènement professionnel :
- La ferme ou le jardin participatif, pour se recentrer en travaillant la terre ;
- Le Cluedo Géant, pour vivre une expérience immersive et stimulante ;
- Un atelier culinaire, pour découvrir, s'amuser et se régaler.
Généralement, au moins deux temps récréatifs sont mis en place pendant les évènements d'entreprise, car ce sont ces moments qui vont réellement nourrir les objectifs de l'évènement. De ce fait, l'idée est souvent de jongler entre des temps plus dynamiques et des temps de détente, ou entre des activités de cohésion et des activités stimulant la compétitivité. Par exemple, beaucoup d'évènements proposent une activité sportive ou ludique durant l'après-midi ainsi qu'un karaoké ou un blind-test en fin de journée.
Pourquoi choisir un professionnel pour réaliser l'évènement ?
Choisir un professionnel de l'évènementiel pour la création d'un évènement permet de s'assurer de la qualité de ce dernier. Les évènements d'entreprise représentent souvent des coûts importants, et leurs enjeux sont nombreux. Un évènement qui n'est pas réussi risque d'avoir des retombées négatives sur les collaborateurs. Faire appel à un professionnel est une bonne manière d'éviter cela.
Comme expliqué précédemment, les agences évènementielles se chargent également de la conception de l'évènement. Elles peuvent créer des évènements sur-mesure pour chaque entreprise, rendant de ce fait l'expérience unique et personnalisée. Proposer un évènement aux couleurs et valeurs de l'entreprise est idéal pour fédérer les collaborateurs. Les agences assurent la mise en place de l'évènement pour satisfaire tous les besoins de l'entreprise.
Choisir un professionnel pour réaliser un évènement c'est aussi bénéficier d'une expertise qui s'est construite avec des années d'expérience. Grâce à cette expertise, l'agence peut aider l'entreprise à trouver des solutions face à d'éventuelles contraintes et problématiques : un budget restreint ou encore des employés en situation de handicap.
Conclusion
Plusieurs points sont donc essentiels pour organiser un évènement inoubliable, qui marquera positivement les collaborateurs de l'entreprise. Chaque détail est important, il est donc primordial de prendre en comtpe tous les aspects évoqués précédemment et ne pas les délaisser. L'évènement est une expérience à part entière, dont les retombées pour les entreprises ne doivent pas être négligées.